「お役所言葉」改善の手引 by 佐賀県を読んで

こちらの記事を参考に、文書を読んで、覚えておくといいことを、メモとして、まとめてみました。
http://web-tan.forum.impressrd.jp/e/2016/03/15/22393

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・ 佐賀県：いわゆる「お役所ことば」改善の手引きの策定
→ http://cc.mas.impress.co.jp/c/008mve_0001bwzi_a0
※ ページ内「いわゆる『お役所言葉』改善の手引（最終）（PDF）」のリンクから

分かりやすく、読みやすく、
そして、親しみやすい
そんな文書をつくるために
文章を書くための基本をシンプルかつ明確に、具体的な例を示しながら解説しています。

1、できるだけ具体的な表現を
「○ ○ 的」「○ ○ 化」「○ ○ 性」「等」などの言葉は、簡潔な表現ではあるものの、文意が不明確になる場合があるため、使いすぎに注意する。

 《あいまいな表現の言い換え例》
 検討する。
↓
ア 結論がはっきりしている場合
   ・・・については、○ ○ までに実施します。ただし、・・・など
   の問題点があるため、・・・・・・・。
   ・・・などの理由により、実施できません。
イ 結論がはっきりせず、対応を検討中の場合
   実施できるかどうか、現在検討中です。
   （なお、・・・までには、その結論を出す予定です。）


善処する
鋭意努力する
可及的速やかに
所要の
若干の
↓
あいまいな表現のため、なるべく使用しない。


２、的確で簡潔な文章を、まずは結論から
 《注意点》
(1) まず結論を書く。その後に、理由や説明などを書いていく。
(2) 長い文章を短くするために、接続助詞や中止形のところで一応区切り、「しかし」
「けれども」「したがって」などの接続詞を使ったり、前の文と関係のある語句を
持ってきて、後の文を書いたりする。
(3) 複数の内容を有する文章の場合は、箇条書にする。
(4) 標題や見出しは、文書の内容を把握して的確に付ける。

《簡潔な文章の例》
 ○ ○ については、これまで、・・・していますが、○ ○ のため・・・とい
う状況です。
こうしたことから、○○までには・・・・・を実施できるのではないかと
考えています。
↓ （まず結論を書き、その後で説明を加える。）
○○については、・・・○○までに・・・を実施します。
その理由は、・・・・・・・・・だからです。
なお、これまでの経緯について簡単に説明すると、・・・という状況です。


○○会議を平成△年△月△日に△時から□□において開催しますので、御
出席ください。
なお、議題は、××に関する基本方針（案）についてです。
                ↓  （箇条書にする。）
○○会議を次のとおり開催しますので、御出席ください。
１  日時  平成△年△月△日  △時から 
２  場所  □□ 
３  議題  ××に関する基本方針（案）について 

《参考》
ア  一文の長さの目安 
適当な文章の長さは一概には言えませんが、一つの目安として文化庁が発行した文章の書き方（ことばシリーズ２０）によると、
「なるべく字数で一文平均５０字、
文節数で一文平均１５文節を超えないように注意して書くのがよい。
」となっています。

３、行政で多用される慣用語の見直しを
 《注意点》
(1) 文章中の用語は、日常的に使われる分かりやすい言葉を用いる。
(2) 文書を読む人の立場や年齢などを考えて言葉を選択する。

《言い換え例》    注意すべき用語の例                           言い換え例  
-------------------------------------------------------------------                      
～に当たっては                                   ～されるときは         
遺憾である                                         残念である              
諸般の事情にかんがみ                         様々な事情を考えて  
御高配                                                 御配慮                  
講じる                                                 行う、実行する                  
今般                                                   今回、このたび                    
～に資する                                           ～に役立てる              
先般                                                   先日、先ごろ  又は  具体的な日付を書く 
遅滞なく                                              遅れないように、滞りなく                
万全を期すよう                                     間違いのないよう（に）       



４、カタカナ語（外来語）は普及しているものを

５、専門用語は言い換えや説明を

６、命令調は禁物
命令調は禁物です。
また、「である体」よりも、「ます体」の方が話し言葉に近く、親近感を与え、丁寧です。
例規文や契約書などの「である体」を用いるべきもの以外の文章は、「ます体」を用いるように努めましょう。
自分がその文書を受け取る立場になって、できるだけ親しみやすく、好感が持てるものとなるように心掛けましょう。     

７、回りくどい表現は止めて
《注意点》 (1)必要以上に言葉を多用しない。
(2)推定の言葉の重複を避ける
 

８、肯定的で前向きな表現を
 《注意点》 (1)  否定形の表現は、なるべく使わない。
(2)  否定形と肯定形の文章が混在するときは、肯定形の文章を先に書く。
(3)  二重否定の表現をやめ、肯定形の表現にする。

９、敬語表現は適切かつ簡潔に
 《注意点》 (1) 敬語の基本的な使い方を理解し、適切に使用する。敬語には、尊敬語、謙譲語、丁寧語があるため、その使い分けにも注意する。
尊敬語は「話の中身」に登場する人物や動作を高く扱う場合に使い､謙譲語は「話の中身」に登場する自分の側でする動作を低く扱う場合に使います｡
(2) 敬語を使い過ぎない。
ア  ｢特段の｣｢御高配｣｢賜る｣等の言葉がその文書に必要なものかを考えてみる。
イ  「ございます」や「存じます」は、できるだけ使わない。
ウ  接頭語の「御」や「お」は、何度も続けて使わない。
エ  自分の行為に対して敬語を使わない。
オ  一つの文中に敬語が続く場合は、できるだけ前の方を省略し、後の方を残す。  

《言い換え例》 希望します。
                ↓  （漢語の動詞を尊敬語にする。）
ア  「御」を付ける方法 
漢語の上に「御」を付けて、「御希望になる」「御希望なさる」とする。
イ  「される」を使用する方法 
「希望される」とし、このとき「御」は必要ない。 

特段の御高配を賜りますようお願い申し上げます。
                ↓  （簡潔な表現にする。）
  格別の御配慮をお願いします。

  なお、一層の御活躍を期待申し上げまして、祝辞といたします。     
○○○を御持参ください。
                ↓  （謙譲語なので、相手の動作に使わない。）
○○○をお持ちください。        

《「御」と「お」の使用例》
  「御」と「お」は、語の頭に付けて尊敬語とします。原則として、和語には「お」を、漢語には「御(ご)」を使用する。※漢語とは､漢字二字以上からなる音読みの言葉
ア  接頭語の「御（ご）」は、後の語を漢字で書く場合は漢字を、後の語を仮名で書く
場合は仮名を用います。
    例  御案内、御指導、ごあいさつ 
イ  接頭語の「お」は、仮名を用います。 
    例  お手紙、お礼、お願い、お気軽に、お話

《よく使う敬語の例》 通常語                     尊敬語                                   謙譲語
------------------------------------------------------------                  
言う               おっしゃる                                          申す･申し上げる       
行く               行かれる･いらっしゃる・おいでになる        うかがう・参る       
いる               いらっしゃる・おいでになる                    おる・おります       
受け取る        お納めになる・お受け取りいただく           いただく・頂戴する   
聞く               お聞きになる                                      うかがう・うけたまわる       
来る               いらっしゃる・お見えになる                   うかがう・参る       
知る               （お知りになる）・ご存じ（になる）            存じる・存じ上げる    
する               なさる                                              いたす       
尋ねる             お尋ねになる                                   うかがう・お聞きする     
食べる             お食べになる・召し上がる                   いただく･頂戴する     
見る               ご覧になる                                        拝見する       
もらう             おもらいになる                                   いただく･頂戴する      

１０、言葉の乱れにも敏感に
 《注意点》 「ら抜き言葉」や「さ入れ言葉」は、使わない。

《ら抜き言葉の言い換え例》 この○○は、食べれませんので御注意ください。
                ↓
この○○は、食べられませんので御注意ください。 

「食べる」という動詞の活用型は、下一段活用である  ため、可能の意味を持たせるときは、「れる」ではなく 「られる」を使う。 

 《さ入れ言葉の言い換え例》 
今日は、休まさせていただきます。
                ↓
 今日は、休ませていただきます。 

「休む」という動詞の活用型は、五段活用であるた め、使役の意味を持たせるときは、「させる」では なく「せる」を使う。


１１、レイアウトにも工夫を
 《注意点》 （１）文書の字間、行間、余白の設定は、空きすぎても詰めすぎても見づらいので、全体のバランスを考えて工夫をする。
（２）下線を引いたり、字体を換えたりするなど重要箇所を強調する、文字サイズを変更するなど見やすくするための工夫をする。

１２、親しみやすい文書にするために

１３、最後に、声に出して読んでみる



―心したいこと―
野口悠紀雄氏が書かれた『「超」文章法』という本に、「誤字･脱字を根絶せよ」という文章があります。
その中に、「誤字・脱字は、真面目に書いていない証拠と受け取られる。」「人名の誤字がないように、細心の注意を払おう。
とくに、ワープロを使っている場合にはそうである。ワープロの変換が正しいとは限らない。」とあります。